代理记账——如何防范电子发票重复报销

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  • 发表时间:2021-03-23 10:04:05
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核心提示:2020年12月20日,国家税务总局宣布,陆续在全国36个地区推行增值税专用发票电子化,如何防范电子发票的重复报销成为企业及财务人员必须要面对的问题。

 

一、电子发票报销的标准

第一、用电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档凭证的,必须同时保存该纸质打印件的电子会计凭证原件;

第二、可仅用电子会计凭证报销入账归档,但同时满足的4个条件:

1、接收的电子会计凭证经查验合法、真实;

2、电子会计凭证的传输、存储安全、可靠,任何篡改能够及时被发现;

3、使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据,能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务,能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序,且能有效防止电子会计凭证重复入账;

4、电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》(财政部国家档案局令第79号)等要求。

二、财务人员需注意的主要问题

第一、由于电子发票具有自带电子签章,打印出来就有效;而且可重新打印,不需要另外盖发票专用章,也无需采用税务机关专门制定的纸张打印,因此存在重复报销的风险。

第二、大公司可采用扫码枪进行查重:有对于大公司,可以采用各种先进的设备,例如通过在财务软件中输入发票号码进行查重,甚至通过扫码枪,扫一扫电子发票上的二维码,软件自动查重。

第三、对一些小公司得建立台账,没有以上条件,最简单省事的方法就是建立EXCEL台账,利用EXCEL“显示重复值”的功能进行防范。三、一般企业建立台账的具体的方法及步骤

1、建立发票台账,根据实际需求登记相关信息。

2、选择“发票号码”这一列,依次点击“开始-条件格式-突出显示单元格规则-重复值”

3、选择重复值的显示格式。

4、表格自动显示出重复的发票。

本课堂将持续讲企业财税管理中的实务事,谢谢大家持续的关注及支持!


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